Comment fonctionne l’assistant personnel à base d’IA x.ai

Si je devais nommer la tâche professionnelle pour laquelle j’entends le plus de plaintes, ce serait sans aucun doute l’organisation de réunions.

Apparemment, rien n’est plus fastidieux que les courriels interminables qui se succèdent jusqu’à ce que tout le monde se mette d’accord sur l’heure et le lieu de la réunion.

Ne serait-ce pas formidable si quelqu’un pouvait s’occuper de cette grosse boule d’ennuis à votre place ? Autrefois, vous pouviez demander à une secrétaire de le faire, mais à l’heure où les effectifs sont réduits, embaucher une secrétaire pour s’occuper de vos réunions semble relever de l’utopie.

Du moins, c’était le cas jusqu’à ce que x.ai crée quelqu’un qui peut s’en charger pour vous.

L’assistant personnel à base d’IA x.ai

Oui, vous avez bien lu, x.ai a créé quelqu’un, ou plus précisément quelque chose, pour s’occuper de la négociation et de l’organisation de vos rendez-vous.

Lorsque vous utilisez l’assistant personnel x.ai, vous avez l’impression d’interagir avec une vraie personne.

Elle s’appelle Amy Ingram.

Je ne vais pas m’étendre sur la technologie d’Amy dans ce billet, car c’est un vaste sujet en soi, abordé en détail sur le blog de x.ai. Il suffit de dire qu’Amy utilise l’apprentissage automatique et le traitement du langage naturel (NLP) pour lire et comprendre les courriels qu’elle reçoit afin de planifier vos réunions.

Voici un bref aperçu de son fonctionnement :

Bien qu’il s’agisse d’a.xi en quelques mots, il est difficile de comprendre à quel point Amy est étonnante sans voir un exemple réel comme celui ci-dessous (cliquez ici pour voir d’autres exemples … ) :

Ce qui est génial dans l’échange ci-dessus, c’est qu’il s’est déroulé en anglais courant. Pas de codes ou de sténographie à apprendre – c’est comme si Amy était une vraie personne assise juste à côté de votre bureau et qu’elle organisait la réunion.

Bien sûr, il se passe beaucoup de choses en coulisses. Par exemple, dans la deuxième étape, comment Amy sait-elle où se trouve votre bureau ? Comment sait-elle que votre emploi du temps est libre ? Amy peut-elle organiser des réunions dans d’autres lieux que votre bureau et comment saura-t-elle où elles se trouvent ?

La réponse rapide est que vous pouvez apprendre à Amy à vous connaître et à connaître vos préférences. Examinons ce processus en détail.

Comment apprendre à x.ai à propos de vous et de vos préférences

Lorsque vous vous connectez à x.ai, votre tableau de bord s’affiche :

Comme vous pouvez le voir, Amy vous montre les réunions en cours et en attente qu’elle a ajoutées à votre emploi du temps. Notez qu’elle n’affiche pas toutes les réunions, mais seulement celles dont elle s’est occupée.

Si vous souhaitez ajouter une réunion à son agenda, même si elle ne la gère pas, envoyez-lui un e-mail :

Les liens gris situés sous la liste des réunions permettent d’accéder aux endroits où vous pouvez définir vos préférences.

Vos préférences – Calendriers

Actuellement, l’assistant personnel x.ai ne s’intègre qu’à Google Calendar, mais l’équipe d’Amy « travaille très dur sur une intégration complète avec les calendriers Microsoft Exchange/Outlook ».

Une fois que vous avez autorisé Amy à accéder à vos calendriers Google, vous pouvez utiliser l’écran de préférences des calendriers pour décider lesquels affecteront votre emploi du temps :

Amy peut non seulement utiliser vos calendriers pour la planification, mais aussi les calendriers auxquels vous avez accès (il s’agit des calendriers grisés sous la ligne horizontale dans l’image ci-dessus).

Vos préférences – Planification

L’écran des préférences de planification offre une grande flexibilité dans la manière dont Amy gère votre calendrier :

En utilisant les curseurs ci-dessus, vous pouvez définir vos disponibilités pour chaque jour, en un bloc ou en un nombre quelconque de plages horaires plus petites, y compris les week-ends. En effet, x.ai peut également être utilisé pour gérer votre vie personnelle. Une remarque importante cependant : actuellement, Amy ne sait pas que les jours de la semaine sont réservés aux réunions de travail et que les week-ends sont réservés aux réunions personnelles. x.ai a recommandé la solution suivante : « Pour l’instant, ne planifiez pas de disponibilités les week-ends. Lorsque vous souhaitez planifier une réunion personnelle, dites à Amy quelque chose comme ceci : ‘interrompre mes préférences de planification et programmer ceci pour samedi, <insérer la date&gt ; quelque part entre 15h et 16h' ».

Vous pouvez également définir la durée par défaut des réunions en direct et virtuelles, ainsi que la marge de manœuvre dont Amy doit tenir compte avant et après chaque type de réunion.

C’est également ici que vous pouvez définir votre fuseau horaire personnel. Qu’en est-il des fuseaux horaires des autres participants ? x.ai note que « Amy aime les fuseaux horaires. Elle parle à chaque participant dans son fuseau horaire local, comprend l’heure de chaque participant afin d’éviter les suggestions stupides, et comprend le concept de compromis lorsque quelqu’un à New York doit rencontrer un type à Singapour (où il n’existe pas vraiment d’heure idéale pour l’une ou l’autre partie). »

Une dernière remarque sur la planification : si vous souhaitez donner à Amy la possibilité de planifier une réunion plutôt qu’une autre sur votre calendrier (par exemple, une réunion avec un client qui remplacerait une réunion interne), vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Me montrer en tant que » intégrée à Google Agenda :

Amy verra toutes les réunions marquées comme « Disponibles » comme du temps libre pendant lequel elle peut encore planifier d’autres réunions.

Vos préférences – Emails

L’écran de préférences pour les courriels est l’endroit où vous indiquez à Amy les adresses électroniques à surveiller lorsqu’elle vous planifie. Si un courriel n’inclut pas une ou plusieurs des adresses électroniques répertoriées ici, elle n’agira pas sur votre emploi du temps :

Pourquoi utiliseriez-vous plus d’une adresse électronique ? Un exemple serait une adresse de travail par rapport à une adresse personnelle. Amy répondra toujours à l’adresse que vous avez utilisée en premier lieu pour envoyer chaque demande de réunion ; c’est donc un bon moyen de séparer vos vies.

Vous pouvez cependant annuler cette préférence en utilisant le formulaire situé sous la liste d’adresses pour définir une adresse électronique qu’Amy utilisera toujours, quelle que soit l’adresse utilisée en premier lieu pour envoyer la demande de réunion.

Vos préférences – Personnel

L’écran des préférences personnelles est l’endroit où vous ajoutez vos informations de base. Amy inclura ces informations dans les demandes de réunions finales, le cas échéant :

En ce qui concerne le lieu de réunion par défaut, je vais en parler :

Vos préférences – Lieux

L’écran de préférences des lieux est l’une des fonctionnalités les plus pratiques de l’assistant personnel x.ai.

C’est sur cet écran que vous indiquez à Amy tous vos endroits préférés afin qu’elle sache ce que vous voulez dire lorsque vous lui dites « Programmez un café pour Jim et moi ». Voici comment cela fonctionne :

Vous devez d’abord entrer l’adresse de votre bureau. Désormais, Amy sait où se trouve votre bureau lorsque vous lui demandez d' »organiser une réunion à mon bureau ».

Si vous souhaitez ajouter un autre lieu, vous pouvez cliquer sur le lien « Ajouter un autre lieu » sous le champ « Instructions ». En bas de l’image se trouve une liste des types de lieux que vous pouvez ajouter, un par type :

Dans l’image ci-dessous, j’ajoute l’endroit où je préfère organiser des réunions autour d’un café. Une fois que j’ai tapé Starbucks, Amy affiche les cafés les plus proches, ce qui me permet de sélectionner celui que je veux ou d’ajouter une adresse manuellement :

Ensuite, j’ajouterai un endroit où j’aime prendre un verre avec mes clients :

Et voilà, je peux maintenant utiliser les mots « bureau », « café » et « boissons » dans mes demandes de réunion et Amy saura où j’aimerais me retrouver et le fera savoir aux autres participants.

C’est très puissant :

Enfin, je peux définir un type de réunion par défaut. Amy utilisera toujours ce type de réunion, sauf indication contraire dans mes demandes de réunion. Notez que parmi les types de réunions en personne, seuls les lieux que j’ai ajoutés peuvent être définis par défaut :

Qu’en est-il des réunions virtuelles ? Voici ce que x.ai avait à dire, « En ce qui concerne l’ajout automatique de liens vers des lieux virtuels, ce n’est malheureusement pas ce que nous faisons aujourd’hui. Nous y travaillons cependant. Actuellement, il suffit de demander à Amy d’ajouter un lien statique Webex, Google Hangout, etc.

Exemple : « Amy, veuillez ajouter le lien Google Hangout suivant à l’invitation : https://plus.google.com/hangouts/… ».

Vos préférences – Mise à jour par courriel

Enfin, vous pouvez mettre à jour vos préférences en envoyant un courriel à Amy. Voici un exemple :

Prix

Actuellement, vous pouvez embaucher Amy gratuitement en vous inscrivant à la version bêta de x.ai sur leur page d’accueil. L’entreprise prévoit de lancer officiellement son activité dans le courant de l’année, probablement à l’automne. À ce moment-là, x.ai proposera trois niveaux d’abonnement, chacun avec ses propres fonctionnalités et tarifs :

1. Gratuit ;
2. Professionnel ; et
3. Affaires.

Conclusion

Vous pouvez en savoir plus sur l’assistant personnel x.ai et Amy (comme le nombre de personnes qu’il peut programmer dans une réunion en même temps – la réponse actuelle est cinq) sur leur page FAQ.

Bien que x.ai soit jeune, les caractéristiques et les fonctionnalités déjà en place répondent à un besoin important sur le marché. Pour l’avenir, je ne vois qu’un potentiel énorme à mesure que la solution mûrit.

Pour ma part, j’ai déjà hâte d’intégrer Amy pour qu’elle puisse gérer mon emploi du temps. Si vous en avez assez d’organiser vos propres réunions, engagez-la vous-même et voyez ce qu’elle peut faire.

Vous ne serez pas déçu.