82% des salariés déclarent qu’une mauvaise gestion de l’information nuit à la productivité

Plus de quatre employés sur cinq, soit 82 %, affirment que la productivité souffre d’une mauvaise gestion de l’information. Ce constat n’est pas surprenant compte tenu de la quantité de données générées par les entreprises, les employés et les consommateurs dans l’écosystème numérique d’aujourd’hui.

Selon le rapport 2019 Global Intelligent Information Management Benchmark Report de M-Files, les entreprises souffriront d’une productivité moins qu’optimale si elles ne s’attaquent pas aux problèmes de gestion de l’information. Et cela vaut pour tous les secteurs, affectant aussi bien les petites que les grandes organisations.

Même si l’impact n’est pas le même, l’intégration de la technologie numérique par les petites entreprises signifie que leur productivité en pâtira également. Il est essentiel pour les entreprises de gérer efficacement les informations dont elles disposent.

Dans le communiqué de presse, Greg Milliken, vice-président senior du marketing chez M-Files, parle de l’importance de cette question. Selon lui, quelle que soit la taille de l’entreprise ou son stade de transition vers un environnement de travail numérique, les pratiques de gestion de l’information doivent être prises en compte.

En effet, la quantité d’informations générées croît à un rythme effréné. M. Milliken ajoute que les organisations doivent « … adopter des solutions intelligentes de gestion de l’information qui changent radicalement la façon dont elles gèrent et traitent l’information, permettant ainsi aux travailleurs de se concentrer sur la création de valeur ajoutée pour l’organisation ».

L’enquête

Afin de comprendre les pratiques et les défis liés au traitement des documents et de l’information sur le lieu de travail, une enquête a été menée auprès de 1 500 employés de bureau issus d’organisations des secteurs privé et public.

Le sondage a été réalisé en 2018 par le cabinet d’études de marché indépendant Vanson Bourne dans des organisations allant des petites et moyennes entreprises (PME) aux grandes entreprises dans un large éventail de secteurs.

Des organisations de neuf pays ont participé – les États-Unis, l’Australie, l’Autriche, la Finlande, la France, l’Allemagne, la Nouvelle-Zélande, la Suède, la Suisse et le Royaume-Uni.

Impact d’une mauvaise gestion de l’information

La raison pour laquelle 82% des personnes interrogées ont déclaré que leur productivité était affectée par une mauvaise gestion de l’information est qu’elles doivent naviguer dans différents systèmes et endroits pour trouver ce dont elles ont besoin.

Si une entreprise ne dispose pas d’un système intégré pour stocker l’ensemble de ses données, ses ressources, tant humaines que financières, s’en trouvent fortement grevées.

C’est pourquoi 91 % des personnes interrogées ont déclaré que leur travail serait beaucoup plus facile si elles n’avaient pas à se préoccuper de l’endroit où se trouvent les informations. Si l’information est centralisée et que tout le monde sait où elle se trouve, le problème est résolu.

Parmi les autres obstacles qui ont affecté la productivité et l’efficacité des employés, citons l’étiquetage inapproprié ou incorrect des documents (42%).

Une analyse plus poussée des données de l’enquête révèle que 41 % des personnes interrogées ont déclaré que les informations qu’elles recherchaient étaient stockées dans le mauvais dossier ou système. Cette inefficacité est encore aggravée par le fait que 29% admettent que l’information a été égarée ou perdue.

Données de l’enquête

• 86% rencontrent des difficultés lorsqu’il s’agit de rechercher les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail
• 65% éprouvent des difficultés à examiner, approuver et signer des documents
• 74% ne sont pas en mesure de signer les documents de l’entreprise sur un appareil mobile lorsqu’ils en ont besoin
• 64% trouvent qu’il est difficile et long de trouver les documents dont ils ont besoin sur un appareil mobile.
• 88 % déclarent qu’un outil de recherche fiable à partir d’un seul endroit serait bénéfique, quel que soit l’endroit où les données sont stockées.
• 82 % ont déclaré qu’ils aimeraient disposer d’un système automatisé pour nommer et étiqueter un document. Le même nombre de personnes a également déclaré qu’il serait difficile de nommer ou d’étiqueter un document de manière à ce qu’il puisse être trouvé facilement.

Conclusion

L’une des conclusions de l’enquête est que de nombreuses entreprises stockent encore leurs informations manuellement. Elles utilisent des structures obsolètes dans des systèmes différents et non intégrés.

Compte tenu de la quantité d’informations générées, cette méthode est extrêmement inefficace.

Un système moderne de gestion intelligente de l’information utilise la technologie pour donner un sens aux données dans le contexte du paramètre de recherche et les met à la disposition du personnel de l’entreprise. Ainsi, l’organisation et la recherche de données pertinentes deviennent beaucoup plus faciles et moins compliquées.

Il en résulte plus de temps pour travailler sur un projet au lieu d’en perdre.

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Image : Depositphotos.com