Une bonne liste de médias vous permet d’attirer l’attention des journalistes sur l’actualité de votre entreprise et d’obtenir de la publicité. Après tout, si vous envoyez un communiqué de presse ou un argumentaire de relations publiques, vous voulez cibler le bon public. Nous vous montrons ci-dessous comment créer une liste de médias – ciblant les bonnes personnes – en 5 étapes simples.
Qu’est-ce qu’une liste de médias ?
Une liste de médias est constituée de contacts médiatiques provenant d’organes de presse, de magazines et de publications en ligne – et plus particulièrement de ceux qui attirent vos clients potentiels. Elle contient des noms, des adresses électroniques et d’autres informations. Certains l’appellent liste de presse ou liste de contacts médias.
Pourquoi avez-vous besoin d’une liste ? Supposons que vous annonciez un nouveau produit, une grande ouverture ou toute autre nouvelle. Avec une liste, vous savez où envoyer vos informations. La plupart des gens font de la prospection individuelle à l’aide de leur liste et envoient également des communiqués par fil à l’aide de sites de distribution de communiqués de presse.
Acheter ou créer sa propre liste de médias ?
Les professionnels des relations publiques peuvent avoir besoin de longues listes contenant des centaines ou des milliers de noms et d’adresses électroniques. Il est possible d’acheter des listes de médias – ce que les grandes entreprises pourraient envisager – en utilisant l’un des outils de relations publiques ci-dessous.
Toutefois, pour les petites entreprises locales, les listes de médias sont souvent courtes, parfois seulement une douzaine de contacts. Pour une petite liste, il est préférable de créer la vôtre afin de mieux la cibler. La qualité est plus importante que la quantité.
5 étapes pour créer une liste de médias
Voici cinq étapes simples pour créer une liste de médias. Commencez par identifier le marché que vous souhaitez toucher avec vos informations. Identifiez ensuite les contacts avec les médias. Créez ensuite une feuille de calcul. Rassemblez toutes les coordonnées et autres informations. Ajoutez des notes et mettez votre liste à jour de temps en temps. Entrons dans les détails :
1. Définissez votre public cible
La première étape de la création d’une liste de contacts médias consiste à définir le type de personnes que vous souhaitez atteindre avec les nouvelles de votre entreprise. Il s’agit notamment des acheteurs potentiels de vos produits ou services, ou des personnes qui influencent les décisions d’achat.
Supposons par exemple que vous exploitiez un restaurant familial local et que vous ayez un nouveau menu étonnant à faire connaître. Votre public cible pourrait être les résidents locaux dans un rayon de 25 miles qui aiment dîner au restaurant et disposent d’un revenu disponible.
Pour le deuxième exemple, disons que votre entreprise vend des logiciels financiers. Votre client idéal est un directeur financier ou un employé d’un cabinet comptable. Votre marché cible sera national et se composera d’hommes et de femmes d’affaires ayant besoin d’un logiciel financier.
Voyez-vous à quel point chaque cible est différente ? Elles consomment différents types de médias et votre plan de sensibilisation doit donc être adapté.
Conseil de pro: si vous avez déjà défini des buyer personas décrivant leur localisation, leur profil démographique, leurs centres d’intérêt et les types de médias qu’ils consomment, ces personas vous seront utiles ici.
2. Identifier les journalistes et les médias
L’étape 2 consiste à identifier les médias susceptibles d’atteindre vos cibles. Vous devez également identifier les membres des médias (journalistes, rédacteurs en chef) à ajouter.
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- Identifiez le média. Mettez-vous à la place de votre acheteur et recherchez les publications médiatiques et les organes d’information que votre acheteur cible fréquente habituellement. Ces médias couvrent-ils un contenu similaire à votre actualité ? Ont-ils accordé une couverture à des concurrents ? Quelle est l’importance de leur lectorat ? Faites des choix pertinents pour ne pas perdre votre temps.
- Trouvez la bonne personne au sein de l’organe de presse. Recherchez un journaliste qui couvre votre domaine. Quel type de contenu couvre-t-il ? Rédige-t-il des articles susceptibles d’attirer l’attention de votre cible ?
Reprenons nos deux exemples pour illustrer ce qu’il faut rechercher.
Exemple 1 – un restaurant local : Ne serait-il pas formidable d’obtenir un article dans les sections « alimentation » ou « style de vie » des journaux locaux ? Les sites d’informations locales tels que Patch ou Coal Region Canary constituent un autre type de point de vente à cibler. Enfin, n’oubliez pas les blogs gastronomiques locaux, comme Philly Food Adventures. Pour une entreprise locale, l’emplacement est très important.
Exemple 2 – une société de logiciels financiers : Recherchez les sites de magazines professionnels lus par les comptables. Recherchez des publications spécialisées dans le secteur de la comptabilité ou des sites web qui passent en revue des outils logiciels. Dans cet exemple, le secteur d’activité ou la niche est plus important que la localisation de l’organe de presse.
Conseil de pro : N’hésitez pas à ajouter des points de vente à votre liste de contacts avec les médias. Les médias locaux et les publications spécialisées sont toujours à la recherche d’un article et prêts à examiner les propositions de relations publiques et les communiqués de presse.
3. Décider du format de la liste
Pour cette étape, la façon la plus simple d’établir une liste de contacts est de créer une feuille de calcul ou un document Word avec des colonnes. Indiquez le nom de chaque contact et la manière de le joindre.
Veillez à ne pas vous limiter aux noms et aux coordonnées des personnes à contacter. La quantité de détails dont vous avez besoin dépend de votre rôle. Les professionnels des relations publiques qui représentent de nombreux clients voudront plus de détails, couvrant des informations telles que le secteur d’activité et la localisation. En revanche, le responsable marketing d’une petite entreprise n’aura peut-être pas besoin, par exemple, de préciser le lieu, car tous ses contacts avec les médias seront locaux.
Ajoutez des notes sur les types de communiqués de presse ou d’appels aux médias qui pourraient avoir le plus de succès auprès de chaque journaliste.
Gagnez du temps en commençant par un modèle (voir notre version gratuite ci-dessous).
4. Commencez à ajouter des informations de contact
L’étape suivante consiste à trouver et à saisir les informations relatives aux contacts avec les médias. Recherchez les signatures pour identifier les rédacteurs lorsque vous lisez les publications de votre secteur d’activité. Lorsque vous voyez le nom d’un auteur sur des articles que vous aimez, ajoutez-le. Vous en trouverez peut-être sur Twitter, qui attire de nombreux représentants des médias. Certains représentants des médias peuvent vous contacter pour figurer sur votre liste.
Restez ciblé. N’oubliez pas qu’une liste de qualité composée d’une poignée de personnes compétentes est plus efficace pour les relations publiques que des milliers de contacts avec les médias qui ne parviennent pas à vous mettre en contact avec votre public cible.
Vous enverrez des courriels individuels à vos contacts. Il est donc important que vous y consacriez du temps et que vous ne vous contentiez pas de remplir les lignes d’une feuille de calcul. Au bout de quelques jours, faites une deuxième vérification et supprimez les contacts médias si vous pensez qu’ils ne peuvent pas vous aider à atteindre vos objectifs.
5. Mettez régulièrement à jour votre liste de médias
La dernière étape consiste à mettre votre liste à jour régulièrement afin qu’elle soit prête la prochaine fois que vous en aurez besoin. Considérez votre liste de médias comme un travail en cours.
Ajoutez de nouveaux contacts médias, bien sûr. Nettoyez régulièrement votre liste. Supprimez les contacts médiatiques obsolètes, par exemple lorsque les journalistes ou les rédacteurs en chef changent de poste.
Notez les cas où vous avez eu une expérience positive à la suite d’un reportage. Cela vous permet de vous concentrer sur les contacts de la liste des médias qui sont plus réceptifs à vos propositions.
Quelles informations doivent figurer sur une liste de médias ?
Les informations figurant sur une liste de médias doivent inclure les coordonnées nécessaires pour contacter les journalistes, les rédacteurs en chef et les blogueurs dans les domaines suivants :
- Nom de l’organe de presse, de la publication médiatique ou du site de blog
- URL du site web
- Nom du journaliste
- Titre du poste
- Adresse électronique
- Numéro de téléphone (facultatif)
- Matières couvertes ou « battements »
- Notes
Limitez votre liste. La tentation est grande de collecter trop d’informations, ce qui alourdit inutilement votre charge de travail. Par exemple, les profils sociaux de vos contacts dans les médias sont-ils vraiment nécessaires pour envoyer une idée d’article ou un communiqué de presse ? De même, vous enverrez probablement un article par courrier électronique, de sorte qu’un numéro de téléphone est facultatif, dans le meilleur des cas.
Outils, modèles et exemples
Les modèles et les outils logiciels facilitent le processus de relations publiques et le rendent plus efficace. Vous pourriez chercher sur le web des exemples de listes de médias, mais il serait plus facile de commencer par notre modèle gratuit.
Modèle gratuit de liste de médias
Utilisez ce modèle de liste gratuit pour saisir vos propres coordonnées et gérer plus efficacement vos opérations de relations publiques.
Il s’agit d’un document Google Doc (qui peut être téléchargé au format Excel). Vous pouvez ajouter des colonnes ou les personnaliser en fonction de vos besoins lors de la création d’une liste de contacts.
Modèle de liste téléchargeable gratuitement
Outils de construction de listes de médias
Ces outils logiciels vous aident à identifier les coordonnées des médias et à constituer votre liste de médias.
Prowly propose un logiciel de relations publiques et de relations avec les médias pour vous aider à compiler les contacts avec les médias. Prowly vous aide à construire votre liste de médias et à créer des présentations aux médias. Prowly est idéal si vous faites beaucoup de relations publiques et que vous avez besoin de développer des listes de médias étendues. L’abonnement de base est proposé à partir de 179 $ par mois.
Muck Rack propose un logiciel de relations publiques qui fournit une base de données de journalistes. Il existe également des outils permettant de suivre l’actualité de votre marque. Vous pouvez également utiliser Muck Rack pour créer des rapports sur votre succès. Muck Rack est un service payant dont les tarifs sont disponibles sur demande.
PressRush fournit une base de données de journalistes que vous pouvez exploiter pour obtenir des informations de contact et un outil pour créer des listes de médias. Les forfaits commencent à 49 $ par mois. C’est moins cher que Prowly, mais c’est aussi un peu différent.
Anewstip est un outil simple mais coûteux qui permet de localiser les représentants de la presse et les médias en fonction de ce qu’ils écrivent ou tweetent. L’outil s’appuie sur plus de 200 millions d’articles, 1 milliard de tweets et 1 million de contacts avec les médias. L’option gratuite n’offre pas de réelles informations de contact ni la possibilité de faire un pitch. L’abonnement standard est proposé à partir de 200 dollars par mois.
Hunter.io est un outil simple qui permet d’accéder aux adresses électroniques, ce qui est utile pour trouver des informations de contact à inclure dans vos listes de médias. Il propose des options gratuites et payantes à partir de 49 $ par mois.
Anymail Finder offre une fonction de recherche d’emails similaire à celle de Hunter.io à un prix similaire – 49 $ par mois pour commencer. Cependant, l’outil se targue de ne payer que pour les emails « vérifiés ».
Voila Norbert est un outil de recherche d’adresses électroniques qui offre les 50 premières recherches gratuitement afin que vous puissiez essayer avant d’acheter. Ensuite, les frais commencent à 49 $ par mois.
LinkedIn, la plateforme de réseau social, offre un moyen facile de trouver des contacts et des points de vente dans les médias.
Twitter est un autre canal de médias sociaux qui est depuis longtemps le préféré des professionnels des médias. Pourquoi ne pas utiliser Twitter comme méthode de collecte d’une liste de contacts de journalistes ?
Google est une évidence. Utilisez les outils de recherche de Google pour localiser les contacts des médias. Les sites des médias comportent des pages réservées au personnel avec des informations de contact. Trouvez le nom de la personne. Faites ensuite une recherche avec le nom et le mot « email » pour trouver son adresse.
SimilarWeb est une plateforme de veille concurrentielle qui analyse le trafic des sites web. SimilarWeb vous aide à localiser les sites web qui se classent pour le bon mot-clé et leur niveau de trafic, afin que vous sachiez où envoyer votre message aux médias.
Comment développer des contacts avec les médias ?
Les bonnes relations publiques ne se résument pas à une feuille de calcul, à la diffusion à grande échelle d’un communiqué de presse ou à une présentation intelligente d’un article. De bonnes relations avec les médias sont essentielles.
Investissez dans une relation avec des contacts médiatiques clés. Voici des conseils pour tirer le meilleur parti des contacts avec les médias :
- Connaissez vos interlocuteurs. Connaissez les principaux centres d’intérêt de chaque contact de votre liste de médias. Rien n’entache plus rapidement une relation avec les médias que de recevoir un argumentaire non pertinent alors que la personne chargée des relations publiques n’a même pas lu votre contenu.
- Apportez une touche personnelle. Personnalisez vos communications en y ajoutant votre nom. Choisissez un sujet de conversation pour chaque contact. Posez des questions sur la famille ou les vacances si ces sujets ont déjà été abordés au cours d’une conversation. Personne dans les médias ne veut avoir l’impression de n’être qu’une personne parmi une centaine d’autres sur une liste de diffusion.
- Utilisez le CRM. Les logiciels de gestion de la relation client ne permettent pas seulement de gagner du temps. Ils peuvent vous aider à entretenir vos relations. Les bons outils vous aident à gérer les relations avec les médias en gardant une trace des détails personnels, de votre dernière conversation avec les gens, etc. pour les contacts clés de vos listes de médias.
Dois-je inclure des influenceurs sociaux dans une liste de médias ?
Incluez les blogueurs, les influenceurs et les podcasteurs dans votre stratégie de relations publiques. Un seul influenceur suivi sur Instagram peut susciter de vastes discussions sur votre marché. Certaines personnes tiennent une liste distincte d’influenceurs sur les réseaux sociaux, mais il est tout à fait possible de les ajouter en tant que contacts médias afin de les suivre.
Vous n’avez pas nécessairement besoin d’envoyer un communiqué de presse à ces personnes. Il peut être plus efficace d’engager la conversation avec les contacts. Les blogueurs peuvent être plus réceptifs que les journalistes aux idées d’articles, mais renseignez-vous d’abord sur le blogueur pour savoir comment il réagit aux propositions d’articles pour ses blogs.
Ai-je vraiment besoin d’une liste de contacts avec les médias (puis-je utiliser HARO à la place) ?
Les plateformes comme HARO ne remplacent pas votre propre liste de contacts pour les relations publiques. Un journaliste rédigeant un article utilise HARO, ou une alternative que nous préférons appelée Qwoted, pour rechercher des sources expertes sur des sujets. Lorsque vous vous inscrivez en tant que source potentielle, vous êtes informé des demandes des médias, mais vous devez surveiller votre boîte de réception et y répondre rapidement.
Aussi utiles que soient ces outils de relations publiques, ils sont limités. Ils permettent aux médias de contrôler les sujets des articles. L’avantage de votre propre liste de presse est qu’au lieu d’attendre que les médias vous contactent, c’est vous qui contrôlez la situation. C’est vous qui contactez les journalistes et qui façonnez les relations publiques de votre marque.
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En conclusion, une liste de contacts vaut son pesant d’or. Elle accélère le processus de présentation des articles. Lorsque vous avez toutes les coordonnées à portée de main, vous êtes toujours prêt pour les relations publiques.
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