L’application Notion Desktop assure le suivi des tâches pour maintenir un niveau de productivité élevé

Les entreprises d’aujourd’hui ont des informations stockées dans de nombreux endroits différents, et il peut sembler presque impossible d’en garder la trace.

Vous disposez peut-être de documents Word pour la formation des employés, de Google Docs pour collaborer avec les membres de l’équipe sur des propositions de clients, et de fils de discussion en ligne pour organiser les informations relatives à votre site web. En raison de ce décalage, il est difficile pour les employés de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin et d’enregistrer de nouvelles informations facilement accessibles dans l’ensemble de l’organisation.

Si cette situation semble un peu trop familière à votre entreprise, Notion peut vous aider. L’application mobile et de bureau offre une solution pour conserver tous vos documents en un seul endroit, ainsi que la flexibilité d’organiser et de partager les choses exactement comme vous le souhaitez.

Qu’est-ce que l’application Notion Desktop ?

Camille Ricketts, responsable marketing de Notion, a déclaré lors d’un entretien par courriel avec Small Business Trends : « Vous pouvez considérer Notion comme le contrôle de mission de votre petite entreprise. »

Qu’est-ce que cela signifie exactement ? Notion sert de plaque tournante pour toute la documentation de votre entreprise. Vous pouvez créer de nouveaux documents ou commencer par des modèles. Vous avez ensuite la liberté de tout organiser dans des dossiers, des bases de données ou des hiérarchies afin de localiser facilement les éléments dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Enfin, vous pouvez garder vos documents confidentiels, les partager avec votre équipe ou même les publier en ligne pour les partager avec vos clients.

Les entreprises ont utilisé la notion pour tout, de la rédaction d’articles de blog à l’organisation de documents de formation en ressources humaines. Tous les documents sont stockés au même endroit, de sorte que toute l’équipe sait où les trouver.

Ricketts déclare : « Il est courant de rassembler des documents Google, des fichiers Microsoft Word, des listes de tâches et des documents papier pour passer la journée. Mais cela peut vous faire perdre du temps à chercher les bonnes choses ou à répondre aux questions des employés. Cela peut entraîner un cloisonnement des informations, de sorte que votre équipe ne travaille pas sur la base des mêmes informations ou n’est pas au courant des éléments importants. Et cela peut nuire à la productivité, car le travail est dupliqué ou perdu, ou parce que vous vous enlisez dans des problèmes organisationnels compliqués au lieu d’être aussi créatif que vous le souhaitez. »

Qu’est-ce qui distingue Notion ?

Cependant, il existe un grand nombre d’outils différents que vous pouvez utiliser pour stocker et organiser l’information. Et la dernière chose dont la plupart des petites entreprises ont besoin, c’est d’un outil de plus qui stocke quelques documents et qui n’est que rarement utilisé. Qu’est-ce qui différencie Notion de toutes les autres solutions existantes ?

M. Ricketts explique que « la force de Notion réside dans sa flexibilité. Les utilisateurs ne sont pas tenus de respecter des formats ou des processus qu’ils ne souhaitent pas utiliser. Au contraire, ils peuvent créer des documents et des systèmes comme ils le souhaitent, en fonction de leur façon de travailler. Ainsi, si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise et que vous avez l’impression que la plupart des applications ne correspondent pas exactement à votre mode de fonctionnement ou à celui de votre équipe, vous pouvez enfin mettre en place votre organisation, vos flux de travail et votre documentation comme vous l’entendez.

En fait, si certaines plateformes de gestion de documents échouent, c’est parce qu’elles sont trop spécifiques en matière de formatage. Il se peut que vous ne puissiez les utiliser que pour des feuilles de calcul ou des documents de formation. Elles n’intègrent donc pas tous les éléments dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise.

Notion vous permet de tout personnaliser. Vous pouvez donc configurer vos dossiers et vos modèles et tout organiser de la manière la plus judicieuse pour votre équipe. Vous pouvez l’utiliser pour les documents texte, les bases de données et pratiquement tous les autres types de documents dont vous avez besoin pour vos activités.

Bien sûr, la mise en place d’un nouveau centre numérique à partir de zéro peut sembler intimidante pour certains propriétaires d’entreprise. Mais Notion propose également des guides et des tutoriels vidéo pour vous aider à comprendre les différentes fonctionnalités et capacités.

Comment utiliser l’application Notion Desktop

Notion est disponible sous forme d’application mobile et de bureau. Une version web existe également. Commencez à l’utiliser dès maintenant. Il suffit de télécharger l’application à partir de l’App Store d’Apple, de Google Play ou du site web de l’entreprise. Puis inscrivez-vous. Vous arrivez sur votre première page Notion. Vous pouvez la modifier en y ajoutant du texte et des données pertinentes. À partir de là, vous pouvez ajouter de nouvelles pages. Vous pouvez même ajouter des pages à l’intérieur d’autres pages. Notion vous permet également de combiner différents types de contenu. Il s’agit notamment d’en-têtes, de puces, de listes de contrôle, d’images et de vidéos, à l’intérieur de chaque page.

En fait, il suffit d’ajouter du contenu. Incluez toute la documentation à laquelle votre entreprise a besoin d’accéder régulièrement. Vous pouvez ensuite l’organiser comme vous le souhaitez. Il existe une option gratuite. Mais peut-être souhaitez-vous des téléchargements de fichiers supplémentaires et des fonctions d’autorisation avancées. Dans ce cas, vous pouvez payer pour un compte à partir de 4 $ par mois.

M. Ricketts déclare : « Si la documentation est à la base de votre entreprise – qu’il s’agisse de processus que vous utilisez en permanence, d’informations sur l’emploi, de politiques, d’un manuel, etc. – Notion peut vous aider à rationaliser vos opérations et à donner à toute votre équipe un point central pour trouver exactement ce dont elle a besoin quand elle en a besoin.

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Image : notion.so