Les charges sociales prennent jusqu’à 5 heures par période de paie pour les propriétaires de PME

L’un des plus grands défis auxquels sont confrontés les propriétaires de petites entreprises est le temps. Plus précisément, le manque de temps. Selon une nouvelle enquête et un rapport de QuickBooks Payroll, les propriétaires passent près de 5 heures (4 heures et 52 minutes) à calculer, classer et payer les charges sociales à chaque période de paie. En fait, cela représente 21 jours par an.

Statistiques sur les charges sociales

Que la période de paie soit hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle, cela représente beaucoup de temps. Compte tenu des ressources dont disposent les petites entreprises, c’est du temps qu’elles préféreraient consacrer à autre chose. Il n’est donc pas surprenant que plus d’un tiers (35 %) des propriétaires déclarent que c’est le problème qui les préoccupe le plus.

Malheureusement, les chefs d’entreprise ne se rendent pas compte du temps qu’ils consacrent aux charges sociales. C’est le cas de 63% des personnes interrogées. En outre, 65 % d’entre eux déclarent qu’ils souhaiteraient pouvoir externaliser complètement le traitement des salaires, tandis qu’un autre tiers déclare ne pas être à l’aise du tout avec le processus de traitement des salaires.

Principaux enseignements

QuickBooks Payroll a chargé Kelton Global de sonder 1 006 propriétaires de petites entreprises américaines en novembre 2019. Cela fait partie de la collection de ressources de QuickBooks comprenant des articles, des vidéos et des outils pour aider les petites entreprises à embaucher des employés et à gérer la paie.

L’enquête révèle que davantage de propriétaires de petites entreprises prennent en charge l’activité financière de leur entreprise. Près de 9 sur 10, soit 86 %, se chargent d’au moins une activité financière. Il s’agit notamment du traitement de la paie des employés et du calcul des charges sociales.

Si l’on considère que 79 % des propriétaires déclarent également avoir du mal à se tenir au courant des charges sociales, les erreurs peuvent rapidement devenir incontrôlables. En outre, 7 propriétaires sur 10 affirment que les différences de législation du travail entre les villes et les États compliquent les choses. Et sans l’expertise nécessaire pour faire face à ces changements, les propriétaires peuvent se retrouver à devoir répondre au fisc.

En conséquence, 1 entreprise sur 4 a fait l’objet d’un contrôle de la part de l’IRS. Le résultat de cet examen est que 15 % ont été contrôlées et 17 % ont reçu une amende, tandis que 40 % des entreprises de plus de 10 employés ont été contrôlées ou ont reçu une amende.

De nombreuses raisons expliquent les erreurs commises par les propriétaires lors du traitement des salaires. Afin de s’assurer qu’ils ne commettent pas d’erreurs, 82 % déclarent revoir leur processus manuellement, ce qui peut entraîner davantage d’erreurs en fonction de la complexité.

Si l’on tient compte du fait que les propriétaires qui traitent eux-mêmes leurs salaires décrivent le processus comme déroutant (44 %), compliqué (47 %) et frustrant (49 %), les processus manuels sont plus susceptibles d’entraîner davantage d’erreurs.

Automatisation de la paie

L’IRS et d’autres organismes publics et privés déploient des efforts concertés pour simplifier les impôts. Le lancement récent d’un nouvel outil destiné à aider les petites entreprises à calculer les retenues d’impôt sur le revenu auprès de l’IRS en est un exemple.

Les entreprises du secteur créent également des produits destinés à rendre le processus plus facile à gérer pour les propriétaires de petites entreprises. L’automatisation est un élément clé de ces solutions. En effet, les propriétaires doivent effectuer de nombreuses tâches répétitives tout au long de l’année.

Par exemple, si un propriétaire paie ses employés chaque semaine, cela signifie qu’il doit s’acquitter des charges sociales 52 fois par an. Dans l’enquête, 38 % des personnes interrogées déclarent traiter les salaires chaque semaine, tandis que 42 % le font toutes les deux semaines. Le temps qu’ils y consacrent est le suivant : 110,52 minutes pour le calcul des charges sociales et 96,3 minutes pour la déclaration des charges sociales.

L’automatisation peut contribuer à réduire considérablement le temps et, surtout, les erreurs coûteuses. Et comme le souligne l’enquête, les propriétaires connaissent les avantages de l’utilisation d’outils d’automatisation.

Ils disent que cela leur apporte une tranquillité d’esprit, leur permet d’économiser de l’argent et qu’ils sont convaincus de l’exactitude des données, pour ne citer que quelques-uns des avantages.

Choisir la bonne solution

Pour que la solution que vous choisissez vous convienne, il est essentiel de faire preuve de diligence raisonnable. Après tout, c’est l’outil que vous allez utiliser pour traiter votre paie.

Prenez votre temps, faites des recherches, interrogez vos collègues propriétaires de petites entreprises et, avant de vous engager, essayez-le.

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Image : Depositphotos.com