Les outils de gestion servent à améliorer tout type d’activité ou de routine quotidienne que vous réalisez. En effet, ils vous aident à organiser ce que vous devez faire au quotidien pour vous donner une meilleure vue d’ensemble de ce que vous avez à faire.
Pour les personnes qui ont un emploi à distance, ces outils sont importants car ils vous aident à ne pas perdre votre concentration face à la quantité de distractions qu’offre l’internet.
Et pour ceux qui travaillent seuls, il y a plusieurs tâches qui nécessitent des outils de productivité et de gestion du temps pour être réalisées dans les plus brefs délais.
Ainsi, pour vous aider dans la gestion de vos activités, tant personnelles que professionnelles, nous partageons avec vous les dix principaux outils de gestion.
Chacun d’entre eux sera expliqué afin que vous compreniez comment chacun d’entre eux peut contribuer à améliorer vos processus.
Quels sont les outils de gestion ?
Les outils de gestion d’entreprise sont tous les systèmes, applications, activités et méthodologies qui aident à la gestion d’une entreprise.
Leur objectif est d’accroître le contrôle et la connaissance des processus par l’entrepreneur vis-à-vis de son entreprise. Avec l’objectif de maintenir le cap vers les objectifs fixés.
Ce qui n’est pas contrôlé ne peut être mesuré et ce qui n’est pas mesuré ne peut être amélioré. C’est pourquoi vous ne pouvez jamais laisser de côté la mise en place d’outils de gestion.
Après avoir compris ce que sont les outils de gestion, nous vous présentons les dix plus utilisés dans les entreprises pour leur efficacité à améliorer les processus.
Des outils de gestion que vous ne pouvez pas oublier :
Voici les outils de gestion que vous ne pouvez pas laisser de côté si vous voulez faire du bon travail.
Vérifiez lequel ou lesquels répondent aux besoins de votre entreprise.
1. analyse SWOT.
L’analyse SWOT est l’un des outils de gestion utilisés au sein d’une entreprise afin d’identifier la situation actuelle de l’entreprise dans ses multiples scénarios.
Les scénarios sont définis par quatre variables qui sont : Faiblesses, forces, menaces et opportunités.
Cet outil sert également de support à la planification des stratégies à court, moyen et long terme.
La matrice ou l’analyse SWOT aidera également à la prise de décision. Les décisions seront plus rationnelles car vous pourrez voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
2. tableau de bord prospectif (BSC).
Le tableau de bord prospectif est également connu sous le nom de tableau de bord équilibré. C’est l’un des outils de gestion qui vous permet d’évaluer la réalisation de vos objectifs stratégiques.
Ces objectifs sont mesurés à l’aide d’indicateurs qui sont établis dès le départ.
Les principaux domaines surveillés par cet outil sont :
- Finance.
- La qualité de vos produits et services.
- Formation du personnel.
- Processus internes.
- Développement commercial.
Cet outil est important pour votre entreprise car il vous permet d’aligner votre équipe sur la vision et la mission de l’entreprise. En outre, il facilite la communication avec tous les secteurs.
3. Plan d’affaires.
Le plan d’affaires est l’un des outils de gestion dont votre entreprise doit disposer. Il s’agit d’un document stratégique qui sert à définir et à montrer les buts et les objectifs que vous avez.
En outre, le plan d’affaires peut également inclure des stratégies financières et de marketing, et plus encore. Vous trouverez donc dans ce document :
- Aperçu de l’entreprise.
- Produits et services fournis.
- Description générale du modèle d’entreprise.
- Des tableaux de flux de trésorerie détaillant les recettes et les dépenses.
- Projections et estimations financières.
- Identification du personnel et des équipements de travail nécessaires.
Vous y trouverez toutes les informations sur l’entreprise et les actions à exécuter. Pour apprendre à élaborer un plan d’affaires parfait, nous vous suggérons le cours suivant :
4. la gestion de la qualité totale (TQM).
La gestion de la qualité totale est l’un des outils de gestion de la qualité qui vise à intégrer l’ensemble de l’organisation pour l’amélioration continue de ses processus.
L’objectif est d’améliorer la qualité de manière continue, progressive et à long terme. Vous pouvez également améliorer la qualité des intrants, des processus, du service à la clientèle, de la gestion des fournisseurs, etc.
Elle est liée à la manière de planifier, d’organiser et de comprendre chaque activité qui dépend de chaque individu, à chaque niveau de l’entreprise.
5. 5H2W.
Un autre outil de gestion d’entreprise très facile à mettre en œuvre est 5H2W. Il s’agit d’une méthodologie quelque peu similaire au cycle PDCA.
Il fonctionne comme suit : Il y a sept questions que vous devez poser avec l’objectif que vos réponses conduisent à l’identification d’une cause profonde.
Les sept questions sont les suivantes :
- Qui : Qui va le faire ?
- Quoi ? Que va-t-on faire ?
- Quand : Quand cela sera-t-il fait ?
- Où : Où cela se fera-t-il ?
- Pourquoi ? Pourquoi cela sera-t-il fait ?
- Comment : Comment cela sera-t-il fait ?
- Combien : Combien cela va-t-il coûter ?
6. Cycle PDCA.
Le cycle PDCA est un acronyme composé de quatre mots : Planifier, faire, vérifier et agirPlanifier, faire, vérifier et agir.
Il s’agit d’un outil de gestion de la qualité complémentaire du précédent (TQM) car il assure une attention permanente à l’amélioration de la qualité. Il permet d’évaluer la méthode de travail et de l’améliorer par des changements organisationnels si nécessaire.
Le modèle, comme nous l’avons déjà noté, est développé en quatre étapes :
Les problèmes spécifiques qui peuvent être rencontrés dans l’exécution du projet et les ressources qui seront utilisées sont identifiés. En outre, quelles sont les ressources disponibles et celles qu’il faudra demander.
À ce stade, les informations pertinentes sont enregistrées, en particulier les problèmes qui peuvent survenir.
Dans cette phase de vérification, les résultats sont mesurés et évalués et comparés avec le travail attendu. L’efficacité du plan initial est évaluée.
C’est la phase où les actions correctives sont prises, mais aussi les actions d’amélioration sont prises lorsque les opportunités deviennent évidentes.
7. Benchmarking.
L’analyse comparative est un outil qui vous permet de surveiller vos concurrents directs ou les leaders du marché. L’objectif est donc d’évaluer leurs produits, services, processus, entre autres variables.
En outre, il sert à les comparer avec vos produits et services, à identifier les meilleurs et à les adapter à votre activité.
Ne le confondez pas avec l’espionnage ou la copie. Parce qu’il s’agit simplement d’une référence aux meilleurs aspects des autres entreprises pour les appliquer à la vôtre de manière plus efficace.
L’idée est de développer des stratégies pour surpasser vos concurrents.
8. KPIS.
Son acronyme signifie : Indicateur clé de performance (ICP). Il s’agit d’un autre outil de gestion d’entreprise utilisé pour mesurer les performances de l’entreprise.
Les KPI sont une série d’indicateurs qui permettent de mesurer la gestion de l’entreprise en fonction des objectifs fixés par celle-ci.
Il en existe des milliers que vous pouvez appliquer, mais l’essentiel est de savoir comment choisir les meilleurs indicateurs à mesurer. L’important est de bien définir l’objectif afin de savoir quels indicateurs clés de performance vous devez évaluer.
9. Toile.
Le modèle canevas est l’outil utilisé pour analyser et créer des modèles d’entreprise sous une forme simplifiée. Il permet de passer des idées entrepreneuriales à un modèle d’entreprise.
Pour générer un modèle de canevas comme l’un des outils de gestion de l’entreprise, vous devez prendre en compte neuf aspects :
- Segment de clientèle.
- Proposition de valeur.
- Canaux de distribution.
- Les relations avec les clients.
- Flux de revenus.
- Ressources clés.
- Activités clés.
- Les principaux alliés.
- Structure des coûts.
L’objectif est de protéger les entrepreneurs des problèmes qui peuvent survenir lors du lancement d’une nouvelle entreprise.
10. Matrice BCG.
La matrice BCG permet d’analyser les produits les plus rentables pour une entreprise et ainsi de définir la stratégie marketing la plus appropriée pour atteindre un objectif.
Son objectif est de vous aider à prendre des décisions sur différentes approches pour différents types d’entreprises. En d’autres termes, il indique les domaines dans lesquels vous devez investir en priorité.
Il permet également d’analyser le portefeuille d’une entreprise et de voir quels sont les produits qui offrent les meilleures affaires pour l’entreprise. En outre, quelles sont celles qui sont moins rentables.
Vous pouvez jeter un coup d’œil à ces cours de leadership pour devenir un leader efficace et productif.
Importance des outils de gestion.
Enfin, tous les outils de gestion vous aideront à améliorer chacun des processus de votre entreprise.
C’est pourquoi votre travail d’entrepreneur consiste à bien connaître le fonctionnement de votre entreprise et à identifier les domaines nécessitant une intervention pour les améliorer. C’est là que les outils de gestion deviennent importants.
Comme nous l’avons vu précédemment, ils vous aideront à maintenir l’entreprise dans les meilleures conditions. Et ce, sous tous les aspects, financiers, humains et opérationnels en général.
Outre la gestion des processus, il est également important de savoir comment utiliser au mieux le temps afin de réaliser tout ce qui est prévu.
Merci de votre lecture et à bientôt !
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